Что необходимо улучшить в компании

 

И выявить нелояльных коллег. Не каждый бизнесмен понимает, что его бизнес - это не только клиенты, но и его команда. Ведь если не будет команды, которая работает непосредственно с клиентами, то и клиентов не будет. К тому же часто люди приходят в компанию к какому-то определенному менеджеру. Итак, как организовать работу отдела продаж, чтобы вся команда работала слаженно на общий результат.

А что еще?

Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

К оптимизации следует подходить системно и поэтапно Алла Бедненко, директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

Проект состоит из определенных этапов:

  • разработка модели действующих процессов;
  • разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
  • разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
  • разработка положений автоматизации предприятия;
  • непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

Улучшение условий труда

Создайте комфортные условия труда: организуйте удобные рабочие места, приятную окружающую атмосферу. Например, в компании Google подходят к оформлению офисов творчески. Концепция нового офиса в Москве основана на культурном наследии нашей страны. На его территории можно найти переговорную, созданную по мотивам произведения «Двенадцать стульев», или игровую зону в виде избы.

Отключить рекламу

Важен и психологический комфорт. Отсутствие конфликтов и интриг позволяет сотрудникам сосредоточиться исключительно на работе, не отвлекаясь на распри и плохое настроение. Хорошо сплоченный коллектив – эмоционально устойчивый коллектив. Внимательно отслеживайте настроения внутри него, применяйте методики оценок настроения в отношении коллег и руководства. Проводите тренинги и корпоративы, направленные на объединение сотрудников, организуйте группы по интересам.

Важно помнить и про индивидуальный подход к сотрудникам. Возможно, для кого-то предпочтителен гибкий график. Если Ваши сотрудники - это креативные и динамичные люди, а характер работы не зависит от времени дня, попробуйте создать условия работы, приемлемые для всех.

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

  • фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
  • разработка или модернизация различных форм документов компании;
  • усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
  • изменение требований к итоговым показателям;
  • установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

Разработка или модернизация различных форм документов компании.

Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

Изменение требований к итоговым показателям.

Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

  • Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени. В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс. Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента, в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

  • Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация
Фото 1

Предлагаем вам 11 советов, по улучшению сервиса поддержки ваших клиентов

1. Поддержка клиентов 24/7. В том случае, если ваша компания имеет необходимый человеческий ресурс, вы просто обязаны поддерживать своих клиентов 24 часа в сутки и 7 дней в неделю. Нет нечего хуже поддержки, которая предлагает обратиться за помощью только в рабочее время. Атрибут 24/7 как правило присутствует в крупных компаниях с многотысячной клиентской базой. Однако благодаря современным технологиям, данный сервис могут организовать и компании поменьше. Любое входящее обращение, телефонный звонок, электронное сообщение или сообщение с сайта компании, может быть переадресовано на сотрудника

2. Шаблоны обращений. После того, как вы организуете службу поддержки, к вам начнут обращаться клиенты по разным вопросам. На первый взгляд они будут иметь хаотичную структуру, каждый вопрос или проблема будут вам казаться не стандартной. Однако после сотни таких нестандартных обращений. вы поймете, что на самом деле, они имеют некую последовательность. Разработка шаблонов на порядок ускоряют процесс решения проблемы клиента, позволяет быстро обучить новых сотрудников

3. Включите на сайте функцию LiveChat. Использование на сайте функции живого чата с посетителем, позволяет оперативно решить любой вопрос, увеличить коэффициент конверсии каждого потенциального клиента. перевести клиента из статуса интересующегося в статус покупки. Сколько бы вы не оптимизировали ваш сайт, всегда могут возникнуть ситуации, что содержание стало не понятно вашему клиенту, оперативное вмешательство и устранение недопонимания даст вам отличную возможность завершить покупку

4.Социальные сети, как инструмент управления. К сожалению тенденция к тому, что компании не правильно используют социальные сети сохраняется. Почему-то многие компании решили, что они могут использовать социальные медиа только как очередную площадку для продаж. неоспоримое преимущество социальных сетей заключается в том, что ваши клиенты могут выразить свое мнение о вашей компании непосредственно вам. Причем то, как вы отреагируете но то или иное замечание будет зависеть ваша репутация.

5. Используйте все каналы взаимодействия. Потребитель сегодня — не использует только один канал для связи. Мобильный телефон, текстовые сообщения. социальные сети, месенджеры, скайп, онлайн чат и т.д. Одни каналы используются редко, другие наоборот становятся популярными. Предлагая своим клиентам качественную поддержку, вы должны позаботиться чтобы ваших каналов взаимодействия было как можно больше.

6. Слушайте внимательно ваших клиентов. Это означает, что должны внимательно относиться ко всему тому, что говорят ваши клиенты, вне зависимости — будет это личное сообщение или звонок. Своевременная работа с возражениями и опасениями клиентов даст хорошие плоды. Правильно отвечая и укрепляя доверие ваших клиентов, вы сможете достигнуть увеличения повторных продаж. Старайтесь не употреблять специфических терминов в общении с клиентами, это конечно увеличивает вашу значимость, но с другой стороны вносит растерянность и смуту. Очень часто, после такой поддержки, клиент уходит.

7. Предлагайте своим клиентам вариант самообслуживания. Часто бывает, что клиент обращается по пустяковому вопросу, но не может получить быстрого решения (большая очередность, не круглосуточная поддержка, удаленность или невозможность связаться с службой поддержки) в таких случаях вариант самообслуживания выглядит очень полезным. Дайте своим клиентам возможность решить самостоятельно те вопросы. ответы на которые они и так знают.

8. Помните, никто не любит древовидную поддержку или долгое ожидание. Обеспечив возможность клиентам связаться с вашей службой поддержки, вы столкнетесь с тем, что на определенных этапах вы не сможете обеспечить оперативное решение (например час пик при телефонных звонках приходится на обеденное время, центрах обслуживания — конец месяца и т.д.) Соответственно будет велико искушение в разделении одного общего потока обращений. В том случае, если вы будете использовать сложную древовидную структуру — вы получите негатив со стороны клиентов. Не каждый будет готов ждать долгое время, выискивая правильное подменю для решения своего вопроса.

9. Убедитесь в том, что у вас есть ответы на стандартные вопросы (FAQ). Очень эффективный метод взаимодействия с аудиторией являются ответы на стандартные вопросы. Кроме того, если вы обеспечите возможность взаимовыручки клиентов, когда один клиент помогает в решении вопроса другому, так как сам уже с этим сталкивался. Главное в этой системе контролировать то, чтобы советы одних клиентов другим были корректными и правильными

10. Возможность получить бесплатно образцы или взять на прокат. Система, при которой у клиента есть возможность получить что-то бесплатно или проверить товар в прокате будут иметь отличные результаты в увеличении лояльности вашей аудитории. Как правило, обеспечив существующих клиентов образцами продукции мы сможете добиться того, что ваши клиенты будут самостоятельно продвигать ваш продукт и делиться им с окружающими.

11. Убедитесь в том, что у вас достаточно ресурсов. для обеспечения качественного обслуживания даже в часы пик. Вы должны понимать и прогнозировать поведение ваших клиентов. Единичные ошибки. ваши клиенты простят, при систематических — перестанут к вам обращаться. Компании, которые постоянно увеличивают привлечение новых клиентов, но без должного внимания относящиеся к существующим, рискуют получить негативный результат. Всегда имейте резервные мощности, для обеспечения быстрого и качественного обслуживания.

«Не все йогурты одинаково полезны»

Наиболее часто к снижению эффекта или даже провалу проекта по внедрению изменений, направленных на улучшение, приводит приглашение «академических» консультантов, точнее, - тех, кто имеет только академические знания без реальной практики их применения в действующих компаниях не в проектах по внедрению изменений, а в текущей работе коммерческой компании.

У них есть большой плюс: громкие регалии, степени и звания, громкие фамилии (некоторые из них, действительно, замечательные учёные и умнейшие люди), известные и красивые витрины – названия ВУЗов, организаций и т.п., под эгидой которых они выступают.

сдохли.

  • жаль, у меня ещё столько замечательных идей!
  • Отсекать консультантов по «наличию рекомендаций» - бессмысленно, т.к. именно у таких консультантов с «благодарными отзывами» и «благодарственными письмами» всё хорошо.

    Узкий опыт

    Ещё одна причина ? это привлечение консультантов с «узким» опытом.

    , гораздо хуже для заказчика нарваться на консультанта, постоянно пребывающего в состоянии «поиска новых знаний и нового опыта».

    Для таких специалистов желание найти возможность и получить новый опыт, испытать свою методологию в других условиях, подчас сравнимо с наркотической зависимостью.

    неуспешности внедрения улучшений и начнём с фундамента.

    Группа фундаментальных причин

    Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов

    Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов Олег Меркулов, руководитель компании «Росгосстрах-Столица», Москва

    Я считаю, что особенно в оптимизации бизнеса нуждаются предприятия со множеством филиалов, обслуживающие большое количество клиентов, а именно: банки, страховые компании, сервисные организации, розничные сети, отраслевые дистрибьюторы. Для них крайне важно не снизить качество обслуживания, несмотря на открытие новых филиалов и на увеличение объема продаж. Но далеко не всем компаниям удается этого добиться. Приведу пример из жизни. Как часто с нами происходит разочарование в том или ином магазине, ресторане, кафе? В какой-то момент в этих заведениях мы замечаем ухудшение качества товаров, работ, услуг и, как следствие, перестаем туда ходить. И дело не столько в снижении уровня сервиса, причина кроется в том, что при развитии и росте компании происходит увеличение числа бизнес-процессов, отчего невозможно понять, от кого конкретно в организации зависит принятие того или иного решения. В итоге, клиент, не удовлетворенный вашей компанией, уйдет к конкуренту.

    Проблемы неизбежны, если постоянно не устранять избыточные процессы и излишние элементы контроля. Т. е. оптимизация бизнеса – это не кратковременный проект, им нужно заниматься непрерывно.

    Мнение эксперта

    Фото 2

    Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании

    Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании
    1. ARIS Express – это инструмент, моделирующий процессы, он прост в установке, настройке и управлении, поэтому рекомендован как пользователям-новичкам, так и студентам высших учебных заведений.

    Эта продукция родом из семейства инструментов моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) фирмы IDS Scheer (в современное время продукт является элементом компании Software AG), уже несколько лет довольно широко распространенных на рынке России и снабженных русскоязычной версией техподдержки.

    Семейство продукции ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), производимое фирмой IDS Scheer, состоит из инструментов, моделирующих бизнес-процессы, из методов разработки системы согласованных показателей, оценок и оптимизации ценности бизнес-процессов, инструментов, упрощающих введение ERP-систем, создание проектов приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструментов, контролирующих выполнение процессов. Такие крупнейшие компании-аналитики, как Gartner Group и Forrester Research причисляют фирму IDS Scheer к мировым лидерам инструментов моделирования и анализа процессов бизнес-деятельности.

    1. Business Studio – это система моделирования бизнес-процессов российского производства, которая позволяет компаниям сделать проще и быстрее развитие системы управления. Данный продукт снабжен бесплатной версией и станет отличным помощником при введении процедуры оптимизации бизнеса.

    Фундаментальные решаемые задачи

    • Разработка проекта усовершенствования и оптимизация процессов.
    • Формализация стратегии с последующим контролем за ее достижением.
    • Разработка проекта организационной структуры компании и ее штатного расписания.
    • Разработка и распространение среди персонала компании различной регламентирующей документации.
    • Ввод в работу системы менеджмента качества согласно стандартам ISO.
    • Разработка техзаданий и поддержка ввода информационных систем.
    1. AllFusion Process Modeler

    Данная программа поможет компании при введении процедуры оптимизации бизнеса. Провести анализ, описание и моделирование модели данных — построитель мета-моделей данных. Она по заслугам лидирует среди аналогичных продуктов и состоит из трех методологий:

    • Методология IDEF3 (моделирование потоков работ).
    • Методология IDEF0 (функциональное моделирование).
    • Методология DFD (моделирование потоков данных).
    1. IBM WebSphere Business Modeler – программа с очень удобным интерфейсом для пользователей предназначена для моделирования и создания коллективной деятельности как производственных сотрудников, так и ИТ-специалистов.

    Происходит быстрая интеграция функции моделирования, а также создания рабочих бизнес-процессов и имитации. Имитация построена на базе сведений из хранилища, отчетов о преобразованиях и оценки производительности в режиме реального времени. Провести мониторинг действующих процессов возможно через сеть Интернет, опираясь на помощь простейшего браузера.

    1. ELMA – программа российского производства.

    Система управления процессами базируется на очень простом замысле: создание моделей бизнес-процессов вашего предприятия построено на демонстрации наглядных диаграмм, которые нужно загрузить в программу ELMA, и она самостоятельно отследит выполнение бизнес-процессов в практической действительности компании. Данный продукт снабжен бесплатной версией и окажет хорошую помощь при введении процедуры оптимизации бизнеса.

    Кроме управления ступенчатыми задачами, которые взаимовыгодно автоматизировать, существует модуль управления проектами. Система контроля отчетов воссоздает наилучшие условия ведения командной деятельности. Команда может эффективно работать удаленно, что особенно ценно для имеющихся у компании филиалов.

    Документооборот посредством электронных каналов связи тесно соединен с модулями системы, чем предусматривает осуществление классификации документов и их хранение. Все это ведет к экономии времени, а представление о существовании незаменимых работников сводится к нулю.

    • Повышение продуктивности: 10 стратегий, которые сэкономят время

    Мнение эксперта

    Какие системы затрагивает оптимизация бизнеса

    Какие системы затрагивает оптимизация бизнеса

    Чем учет отличается от системы учета? Существованием синергетического эффекта, т. е. тем, оказывают ли они помощь друг другу своими отдельными частями или препятствуют.

    На основании вышесказанного, компании выгодно улучшать системы процессов, такие как:

    • оптимизация системы учета;
    • оптимизация системы контроля (по выполнению плана, по безопасности, по информации и др.);
    • оптимизация системы мотивации;
    • оптимизация движения информации;
    • оптимизация системы управления качеством.

    Мнение эксперта

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали. 

    Сохранить чек-лист и инструкции

    Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

    Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

    Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану:

    • проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
    • постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
    • выделите опорные точки;
    • занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
    • управляйте введенными изменениями.

    На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

    1. Диагностика бизнес-процессов компании.

    Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

    Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

    В виде вспомогательных факторов, которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

    • продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
    • многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
    • значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
    • для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.
    1. Описание существующих бизнес-процессов.

    Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

    Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

    Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

    Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

    1. Выделение опорных точек.

    Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

    1. Совершенствование бизнес-процессов.

    Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

    • Поиск логических ошибок

    Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

    • Формирование никому ненужной информации.

    Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

    • Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

    Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

    • Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

    К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

    • Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

    Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

    • Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса. 

    Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

    • Ошибки интерфейса. 

    Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

    1. Мероприятия по оптимизации

    Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

    • Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

    Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

    Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.
    • Уменьшение числа операций контроля. 

    В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

    1. Управление изменениями

    Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

    Ключевой фактор, который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

    Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

    1. После оптимизации

    После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

    После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

    Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

    • Как оценить свой бизнес, чтоб не продешевить

    Вопросы и ответы

    Источники

    Использованные источники информации.

    • https://rb.ru/opinion/effektivnost-raboty/
    • https://www.kom-dir.ru/article/1682-optimizatsiya-biznesa
    • https://www.klerk.ru/job/articles/445738/
    • https://callbackhunter.com/blog/11-sovetov-po-uluchsheniyu-kachestva-raboty/
    • https://hr-portal.ru/article/razbor-polyotov-po-vnedreniyu-uluchsheniy-v-kompaniyah-pochemu-privodyat-k-uspehu-pochemu
    0 из 5. Оценок: 0.

    Комментарии (0)

    Поделитесь своим мнением о статье.

    Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


    Написать комментарий